SURAT KIRIMAN RASMI

Teknik Menjawab Soalan

1. Surat kiriman rasmi bersifat formal. Formal bermaksud menurut peraturan dari segi bentuk, ciri-ciri, cara dan sebagainya. Ini bermaksud anda haruslah mengikut segala ciri surat kiriman rasmi yang sebenarnya.
2. Terdapat beberapa jenis surat kiriman rasmi menurut fungsinya. Antaranya ialah:

• surat permohonan jawatan
• surat membuat aduan
• surat membuat rayuan
• surat jemputan
• surat bantahan dan banyak lagi

    3.   Pastikan nama penerima surat anda itu tepat. Kalau penerima surat mempunyai gelaran seperti "Haji", "Tan Sri", "Datuk Profesor", "Dr." dan banyak lagi, janganlah tinggalkan gelaran mereka. Orang kenamaan yang mempunyai pangkat juga harus digunakan rujukan kehormat seperti "Yang Berhormat" digunakan untuk wakil rakyat, "Yang mulia" dan "Yang berusaha" digunakan untuk pegerusi dan jawatan penting lain dalam sesuatu pertubuhan atau institusi. "Yang Amat Berhormat" untuk Perdana Menteri.

   4.    Ungkapan-ungkapan yang biasanya digunakan pada awal ayat adalah seperti:

• Merujuk perkara yang tersebut di atas,
• Merujuk iklan yang disiarkan oleh pihat tuan dalam...,
• Mengikut makluman yang disampaikan...,
• Berkenaan dengan perkara tersebut...,
• Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa...,
• Seperti tuan/puan sedia maklum...,
• Sukacita dimaklumkan bahawa...,
• Dukacita dimaklumkan bahawa...,

   5.    Penanda matlamat:

• Untuk pengetahuan tuan,
• Untuk makluman tuan,
• Untuk pertimbangan tuan,

   6.    Penanda wakil seseorang:

• Bagi pihak rakan-rakan sejawat saya, saya ingin...
• Bagi pihak penduduk Kampung Sena, saya ingin menarik perhatian pihak tuan...
• Bagi pihak mangsa banjir...

   7.    Ungkapan-ungkapan yang biasa muncul pada akhir surat:

• Atas kerjasama tuan itu, saya mengucapkan berbanyak-banyak terima kasih.
• Saya merakamkan ucapan terima kasih atas sumbangan tuan itu.
• Kerjasama tuan didahului dengan ucapan terima kasih.
• Sekian untuk perhatian dan makluman tuan.

    8.   Gunakan "Yang menjalankan tugas," atau "Yang benar," sebelum anda menurunkan tandatangan pada akhir surat. Elakkan penggunaan "Yang ikhlas," kerana "Yang ikhlas," digunakan dalam surat peribadi.

    9.   Format surat kiriman rasmi - rujuk kepada contoh-contoh yang disertakan.